Hinweisgebersystem
Präambel
Im Rahmen der Umsetzung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und zur Sicherstellung eines ethischen sowie gesetzes- und rechtskonformen Verhaltens unserer Unternehmen, haben wir für Sie eine interne Meldestelle eingerichtet. Wir haben unseren Dachverband, den Caritasverband für die Diözese Münster e.V. (DiCV), mit der Aufgabe der internen Meldestelle betraut.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Unternehmens - auch ehemalige - sowie unsere Geschäftspartner haben hierüber die Möglichkeit, Meldungen über Verstöße gegen Gesetze, den Verhaltenskodex und Richtlinien - auch vollständig anonym - abzugeben.
Die Beauftragten der Meldestelle wahren die Vertraulichkeit Ihrer Identität, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen oder Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass dies der Fall ist. Das Gebot der Vertraulichkeit Ihrer Identität gilt unabhängig davon, ob die Meldestelle für die eingehende Meldung zuständig ist.
Sie sind gegen Repressalien gem. § 36 HinSchG geschützt, wenn Sie diesen Meldekanal für einen Hinweis nutzen. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Dieser Schutz ist aber nicht gegeben, wenn von Ihnen vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Information offen gelegt wird.
Die Meldestelle dient nicht nur der Aufklärung von Rechtsverstößen, sondern auch der Verhinderung und Prävention von Verstößen. Diese Zielsetzung richtet sich an unseren Vorstand bzw. Geschäftsführung, an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auch an unsere Geschäftspartner.
Bei Hinweisen auf sexualisierte Gewalt gegen Minderjährige sowie schutz- und hilfsbedürftige Erwachsene wenden Sie sich bitte an die entsprechenden Ansprechpartner unter: https://www.bistum-muenster.de/sexueller_missbrauch
Unabhängig von der Meldung im Rahmen des HinSchG können Sie aber weiterhin Beschwerden, Anregungen und Hinweise auch an Ihre Vorgesetzten oder die Verbandsleitung melden.
§ 1 Aufgaben einer Meldestelle
Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können. Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.
Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund und bei den Ländern eingerichtet werden, informiert sind.
Wobei § 7 Abs. 1 Satz 1 HinSchG bestimmt, das Personen in den Fällen, in denen wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen sollten.
§ 2 Melderecht
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Verbands - auch ehemalige -, den zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten sowie unsere Geschäftspartner haben hierüber die Möglichkeit, Meldungen über Verstöße gegen Gesetze, den Verhaltenskodex und Richtlinien - auch vollständig anonym - abzugeben. Die Meldestelle bearbeitet auch anonym eingehende Meldungen.
§ 3 Arten von Meldestellen
Es gibt zum einen die interne Meldestelle - beim Dienstgeber oder und die externe Meldestelle beim Bundesamt der Justiz.
Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle oder eine externe wenden. Das Gesetz führt aber aus, dass man sich zunächst an die interne Meldestelle wenden soll, wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten müssen. Interne Meldungen sind häufig der beste Weg, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können.
Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es Ihnen unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
§ 4 Organisation der internen Meldestelle
Eine Meldung bezüglich der Tätigkeiten des Caritasverbands für das Dekanat Borken e.V., des Verbunds caritativer Seniorenhäuser im Dekanat Borken gGmbH sowie der Stiftung Altenhilfeeinrichtung St. Ludgerus in Reken kann über unser digitales Hinweisgebersystem
https://caritas-borken.interne-meldestelle.de
- die Hintbox -, welches auch auf unserer Homepage abrufbar ist, abgegeben werden.
Allgemeine Informationen über die Hintbox erhalten Sie über die Herstellerhomepage.
Unsere interne Meldestelle besteht mindestens aus dem Meldestellenbeauftragten, der in der Ausübung seiner Tätigkeit unabhängig, mit der notwendigen Fachkunde ausgestattet und entsprechend geschult ist. Er verpflichtet sich, die Aufgaben gewissenhaft und mit effektiven Arbeitsmethoden zu erfüllen. Seine Fachkunde ist sichergestellt und wird durch den regelmäßigen Besuch von Fortbildungen kontinuierlich ausgebaut. Seine Arbeit richtet er nach dem aktuellen Wissensstand aus. Alle ihm anvertrauten Informationen behandelt er streng vertraulich. Er ist besonders auf Beachtung der Vertraulichkeit verpflichtet.
Der DiCV hat im Falle der Abwesenheit des durch ihn gestellten Meldestellenbeauftragten für eine Vertretungsregelung zu sorgen. Derzeit sind als Meldestellenbeauftragten Frau Carina Ponelis, Frau Melanie Lehne und Herr Mirko Schmidt bestellt.
§ 5 Vertraulichkeit
Besonders hervorzuheben im Kontext der Meldekanäle ist das Thema Vertraulichkeit. Um diese gewährleisten zu können, darf nur die zuständige Person Zugang zu den eingegangenen Meldungen haben. Dieses ist durch den Meldekanal der Hintbox gewährleistet. Nur die Meldestellenbeauftragten können sehen, wer Meldungen abgegeben hat. Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:
1. der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
2. der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind,
3. und der sonstigen in der Meldung genannten Personen.
Es stellt eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit dar, wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 8 Absatz 1 Satz 1 die Vertraulichkeit nicht wahrt.
Das Gebot der Vertraulichkeit gilt auch, wenn die Meldestelle für die eingehende Meldung nicht zuständig ist und die hinweisgebende Person deshalb an andere zuständige Stellen verwiesen wird.
Allein unter den Voraussetzungen des § 9 HinSchG (Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot) - siehe Anlage 1 - kann von dem Vertraulichkeitsgebot abgewichen werden.
§ 6 Sachlicher Anwendungsbereich - Kann ich alles melden?
Grundsätzlich ist es Ihnen unbenommen alles zu melden, da wir Ihnen kurz nach der Meldung - binnen Wochenfrist - eine Rückmeldung geben, ob der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG berührt ist. Gleichwohl bitten wir Sie, Beschwerden über die Beschwerdestelle einzureichen und bei Hinweisen auf sexualisierte Gewalt gegen Minderjährige sowie schutz- und hilfsbedürftige Erwachsene die entsprechenden Ansprechpartner unter:
https://www.bistum-muenster.de/sexueller_missbrauch
zu kontaktieren.
Der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG wird in § 2 aufgeführt (Anlage 1). Hervorzuheben sind hierbei Verstöße:
1. die strafbewehrt sind,
2. die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
3. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union.
Wie Sie der Anlage 1 dort § 2 entnehmen können, fallen z.B. Verstöße gegen
- Verbraucherschutzregelungen wie z.B. das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz (WBVG)
- Arbeitsschutz
- Gesundheitsschutz
- Mindestlohn
- Arbeitnehmerüberlassung
- Regelungen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes,
- Vergabevorschriften i.S. von § 2 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG,
- steuerliche Rechtsnormen für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften,
- Vorgaben des Umweltschutzes,
in den Anwendungsbereich der Norm.
§ 7 Verfahren der Meldestelle
Das HinSchG gibt den Rahmen der Bearbeitung eines Hinweises vor. Die Meldestelle ist verpflichtet, Ihnen eine Eingangsbestätigung der Meldung zu geben. Dieses erfolgt über die Hintbox automatisch.
Wenn Sie eine Meldung einreichen, können Sie den Bearbeitungsstatus Ihrer Meldung in Ihrem Login-Bereich einsehen. Über diesen Login-Bereich können der/die Meldestellenbeauftragte und seine/ihre Vertretung über die Ihnen mitgeteilten Login-Daten vertraulich Kontakt mit Ihnen aufzunehmen, wenn Rückfragen bestehen. Sie haben darüber zudem jederzeit die Möglichkeit, weitere Informationen zur Verfügung zu stellen.
Die Meldestellenbeauftragten prüfen den Sachverhalt, ob der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG berührt ist, eine Zuständigkeit gegeben ist und führt eine Stichhaltigkeitsprüfung des eingegangenen Hinweises durch.
Die Meldestellenbeauftragten halten mit Ihnen Kontakt und ersuchen Sie erforderlichenfalls um weitere sachdienliche Informationen.
Um den Sachverhalt aufzuklären, ergreifen die Meldestellenbeauftragten Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG - siehe Anlage 1.
Häufig wird es auf eine interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber hinauslaufen. Auch hier wird Ihre Vertraulichkeit gewahrt.
Nach Abschluss der internen Untersuchungen geben die Meldestellenbeauftragten Ihnen innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine schriftliche Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst - soweit rechtlich möglich - die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.
Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf jedoch nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden nicht behindert werden und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
§ 8 Falschmeldungen
Bitte geben Sie nur solche Meldungen ab, von denen Sie sicher sind, dass die mitgeteilten Tatsachen der Wahrheit entsprechen. Der Schutz vor Repressalien gem. § 36 HinSchG ist nicht gegeben, wenn von Ihnen vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Information offen gelegt wird.
Personen, die eine Angelegenheit melden, von der sie wissen, dass sie unrichtig ist, wird der Schutz für hinweisgebende Personen nicht gewährt. Diese Personen müssen mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen.
Sie sind auch gem. § 38 HinSchG zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.
§ 9 Schutz vor Repressalien
Hinweisgebende Personen, die hinreichend Grund zur Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen, und die sich mit Informationen zu Verstößen im Sinne dieser Richtlinie an die interne oder an eine externe Meldestelle gewandt haben, werden davor geschützt, dass ihre Enthüllungen zu Benachteiligungen führen: Sie müssen als Folge der Meldung keine ungerechtfertigten Maßnahmen und Behandlungen befürchten, selbst wenn sich die Hinweise als unbegründet erweisen sollten.
Wenn hinweisgebende Personen feststellen, dass sie als Folge ihres Vorgehens an ihrem Arbeitsplatz Nachteile erleiden, sollten sie unmittelbar ihre Vorgesetzten oder - wenn ihnen dieser Weg nicht geeignet erscheint - deren übergeordnete Vorgesetzte oder die Personalabteilung informieren. Mitarbeitende oder Vorgesetzte, die hinweisgebende Personen benachteiligen, werden arbeitsrechtlich sanktioniert. Darüber hinaus ist der Verursacher von Repressalien verpflichtet, der hinweisgebenden Person einen daraus entstehenden Schaden zu ersetzen.